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Pour installer le modèle
Suivi des achats
Pilotez vos achats de bout en bout avec un suivi clair des fournisseurs, commandes, livraisons et factures
Ce template AirProcess centralise tout le cycle achats dans une seule application : référencement des fournisseurs, catalogue produits et services, création des bons de commande, suivi des lignes, réception des livraisons et contrôle des factures. Vous sécurisez chaque étape, réduisez les oublis et gardez une vision fiable des engagements et des paiements.
Remplacez les tableaux dispersés par un processus achats maîtrisé
Quand les achats sont suivis dans des fichiers séparés ou par email, les risques augmentent : commandes non validées, livraisons mal suivies, factures difficiles à rapprocher. Ce modèle structure les relations entre fournisseurs, commandes, livraisons et factures pour donner à vos équipes un cadre commun, plus lisible et plus réactif.
7
formulaires prêts à l'emploi
100%
Personnalisable sans développement
France
Technologie et hébergement
7 formulaires reliés pour couvrir tout le cycle achats
Fournisseur
Fiche complète pour gérer l’identité du fournisseur, les coordonnées, les conditions d’achat, les documents et ses liens vers les commandes et factures.
Produit
Référentiel des articles achetés avec leurs caractéristiques, leurs prix unitaires, leur statut et leurs documents techniques.
Service
Référentiel des prestations avec tarification, unité, TVA, description et pièces de référence pour standardiser les achats non physiques.
Facture
Suivi des factures fournisseurs avec rattachement au bon de commande, montants, échéances, date de paiement et documents associés.
Bon de commande
Document d’achat principal pour cadrer le fournisseur, les conditions financières, les dates, la priorité et les livraisons attendues.
Ligne de bon de commande
Détail opérationnel d’un bon de commande pour saisir chaque article ou service, les quantités, les montants et le suivi de réception.
Livraison
Enregistrement des réceptions liées à une commande, avec statut, conformité, date de livraison, date de réception et observations.
Un socle complet pour organiser vos achats opérationnels
Référentiel fournisseurs
Conservez les coordonnées, statuts, conditions d’achat et documents utiles de chaque fournisseur dans une fiche structurée, avec les commandes et factures associées.
Catalogue produits et services
Gérez séparément vos articles et vos prestations avec leurs références, descriptions, unités, TVA, prix unitaires et documents techniques ou de référence.
Bons de commande pilotés
Créez des commandes avec objet, priorité, acheteur, dates clés, remises et montants, puis suivez leur statut dans une logique de validation et d’exécution.
Lignes détaillées par commande
Décomposez chaque bon de commande en lignes de produits ou de services pour suivre les quantités, les prix, les montants et le reste à recevoir.
Réception et livraisons suivies
Rattachez les livraisons aux bons de commande, enregistrez les dates, la conformité, le réceptionnaire et les observations pour fiabiliser la réception.
Contrôle des factures achats
Reliez chaque facture à son bon de commande, suivez les échéances, les montants HT, TVA et TTC, ainsi que l’état de paiement pour mieux maîtriser les engagements.
Du référencement fournisseur au rapprochement facture
Le fonctionnement du modèle suit une logique achats très concrète : on prépare le référentiel, on commande, on réceptionne, puis on contrôle la facturation. Les liens entre formulaires permettent de conserver l’historique complet d’un achat et de retrouver rapidement ce qui a été commandé, livré et facturé.
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01
1. Référencer les acteurs et les articles
On commence par créer les fournisseurs, puis le catalogue produits et services. Ces référentiels posent la base du processus et évitent les saisies répétées au moment de commander.
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02
2. Créer le bon de commande
Le bon de commande regroupe un fournisseur, un objet, une priorité, un acheteur, des dates et des conditions financières. Il devient le document central de pilotage de l’engagement d’achat.
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03
3. Détailler les lignes de commande
Chaque bon de commande se décompose en lignes reliées au document parent. Cette structure permet de distinguer les produits et services, de suivre les montants et de mesurer précisément ce qui reste à recevoir.
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04
4. Suivre les livraisons
Les livraisons sont rattachées au bon de commande pour contrôler les dates, la conformité et les réserves éventuelles. L’équipe achats ou réception peut ainsi sécuriser le passage de la commande à la réception.
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05
5. Rapprocher les factures
Chaque facture est liée à son bon de commande. On vérifie les références fournisseur, les échéances et les montants avant paiement, ce qui facilite le rapprochement et réduit les litiges.
Une interface de suivi pensée pour le pilotage quotidien
Tous les formulaires proposés dans les modèles d'application sont modifiables et ajustables à votre métier.
Un modèle adapté aux équipes qui gèrent des achats récurrents
TPE/PME
Structurez vos achats sans outil complexe et gardez une traçabilité claire entre fournisseurs, commandes, livraisons et factures.
Grands comptes
Standardisez le pilotage achats sur plusieurs équipes, plusieurs sites ou plusieurs catégories de dépenses avec des vues de suivi partagées.
Secteur public
Organisez les commandes, la réception et le contrôle des factures avec des étapes formalisées et un historique exploitable.
Associations & ONG
Sécurisez les achats de terrain et le suivi budgétaire avec un référentiel simple, des validations visibles et un meilleur contrôle des dépenses.
Oui. Il couvre le référentiel fournisseur, les produits et services, les bons de commande, les lignes, les livraisons et les factures, avec des liens entre chaque étape.
Oui. La relation prévue permet de rattacher plusieurs factures à un bon de commande, ce qui facilite le suivi des acomptes, avoirs ou facturations partielles.
Les lignes de bon de commande disposent d’un suivi de réception et d’une vue dédiée à ce qui reste à recevoir, ce qui aide à contrôler l’avancement réel des commandes.
Oui. Les factures incluent les dates d’échéance, les montants et le statut de paiement, avec des vues et un tableau de bord pour repérer les factures à traiter.
Oui. Les livraisons intègrent un statut, une indication de conformité, un réceptionnaire et des observations pour tracer les réceptions acceptées ou à corriger.
Oui. Le template distingue bien les produits et les services, ce qui permet d’adapter la saisie, la tarification et le suivi selon la nature de l’achat.
Mettez sous contrôle vos achats avec une base prête à l’emploi
Déployez ce template pour centraliser vos fournisseurs, commandes, livraisons et factures dans un seul espace. Vous pourrez ensuite l’adapter à vos règles de validation, à vos indicateurs de pilotage et à vos besoins métiers sans repartir de zéro.