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Pour installer le modèle
Suivi des frais
Centralisez les notes de frais, les justificatifs et les validations dans un seul espace
Le template Suivi des frais simplifie la saisie, le contrôle et le remboursement des dépenses. Vous reliez chaque note de frais à un collaborateur, un projet ou une affaire pour suivre les montants, accélérer les validations et mieux piloter les budgets.
Remplacez les fichiers épars par un circuit de frais clair et partageable
Quand les notes de frais circulent par email, tableur ou scans isolés, les validations prennent du retard et les justificatifs se perdent. Ce template AirProcess rassemble la saisie, le suivi des statuts, l'historique des dépenses et les liens métier dans une structure unique, plus simple à contrôler au quotidien.
4
formulaires prêts à l'emploi
100%
Personnalisable sans développement
France
Technologie et hébergement
4 formulaires reliés pour couvrir tout le cycle des frais
Note de frais
Formulaire central pour saisir la dépense, renseigner le collaborateur, lier un projet ou une affaire, ajouter les justificatifs et suivre la validation.
Contact
Fiche du collaborateur ou du contact concerné, avec ses coordonnées et l'historique consolidé des frais associés.
Affaire
Dossier métier qui regroupe les notes de frais liées à une affaire, avec le budget, les dates clés et le statut de pilotage.
Projet
Référentiel projet pour rattacher les dépenses à une mission, suivre le budget et visualiser les frais liés à l'avancement.
Tout ce qu'il faut pour gérer les frais du dépôt au remboursement
Une note de frais détaillée
Chaque dépense dispose d'une référence, d'un titre, d'un type de frais, d'un statut et des montants utiles au remboursement. Les sections d'identification, de contexte, de justificatifs et de validation structurent la saisie.
Des liens vers les bons référentiels
Une note de frais peut être rattachée à un collaborateur, à un projet ou à une affaire. Ces relations permettent de retrouver rapidement qui a dépensé quoi, dans quel cadre et pour quel centre de suivi.
Un suivi des collaborateurs
La fiche Contact centralise l'identité, les coordonnées, la fonction, le service et l'organisation de chaque personne, avec des vues dédiées pour analyser les frais par type de contact et repérer les profils à relancer.
Un pilotage par projet et par affaire
Les formulaires Projet et Affaire regroupent les dépenses associées à une mission, un budget ou un dossier. Vous disposez ainsi d'une vision consolidée des frais liés à l'activité réelle de l'organisation.
Des vues opérationnelles prêtes à l'emploi
La liste, le kanban, le calendrier, la galerie de justificatifs et les tableaux de bord facilitent le contrôle des dépenses, la détection des dossiers en attente et le suivi des remboursements.
De la saisie de la dépense au suivi budgétaire
Le modèle organise le travail autour d'une note de frais rattachée à un contact, puis éventuellement à un projet ou à une affaire. Les vues permettent ensuite de contrôler les validations, d'analyser les justificatifs et de surveiller les budgets ou les dépenses à risque.
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01
1. Création de la note de frais
L'utilisateur enregistre la référence, le titre, le type de frais, la date, le montant remboursable et le statut. Il complète aussi les informations de collaborateur et ajoute les justificatifs nécessaires.
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02
2. Rattachement aux bons objets
Grâce aux liens de type many-to-one, chaque note de frais pointe vers un seul Contact, un seul Projet ou une seule Affaire, tandis que chacun de ces objets peut regrouper plusieurs dépenses. Le suivi reste ainsi cohérent par personne, mission ou dossier.
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03
3. Contrôle et validation
La vue kanban 'À valider' met en avant les notes en attente de traitement avec le titre, le nom du collaborateur, le montant remboursable et la priorité. Les gestionnaires peuvent ainsi décider plus vite et réduire les délais.
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04
4. Remboursement et suivi des statuts
La vue 'En attente de remboursement' aide à suivre ce qui reste à payer, tandis que la liste classique donne une lecture simple par référence, date de dépense et date de soumission.
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05
5. Analyse et pilotage
Les dashboards montrent le nombre de notes, le montant total, les dépenses par statut, l'évolution mensuelle et la répartition par type de frais. Côté Contacts, Projets et Affaires, les vues de synthèse permettent de repérer les coûts élevés, les dossiers sous surveillance et les budgets sous tension.
Des écrans pensés pour contrôler les frais rapidement
Tous les formulaires proposés dans les modèles d'application sont modifiables et ajustables à votre métier, de même que les couleurs et les mises en page.
Un modèle utile pour les équipes qui gèrent des dépenses récurrentes
TPE/PME
Structurez un circuit de notes de frais simple sans multiplier les tableurs, les relances manuelles et les documents dispersés.
Grands comptes
Harmonisez la gestion des frais entre plusieurs équipes, projets ou entités avec des vues de contrôle et des budgets consolidés.
Secteur public
Suivez les dépenses par dossier, projet ou mission avec un cadre de validation clair et une meilleure traçabilité.
Associations & ONG
Reliez les frais aux projets et aux financements pour garder une vision fiable des dépenses terrain et des justificatifs.
Il sert à saisir, contrôler et valider les notes de frais dans un espace unique, tout en les reliant à un collaborateur, un projet ou une affaire pour faciliter le pilotage.
Oui. Le template prévoit une vue dédiée aux justificatifs, ce qui aide à contrôler les pièces associées aux dépenses et à sécuriser les validations.
Chaque note de frais peut être liée à un seul contact, un seul projet ou une seule affaire. En retour, ces fiches peuvent regrouper plusieurs notes de frais pour garder une vision consolidée.
Les vues À valider, En attente de remboursement, Par date de dépense et Justificatifs offrent une lecture opérationnelle des dépenses à traiter, des délais et des pièces à vérifier.
Oui. Les formulaires Projet et Affaire incluent des informations de budget et de statut, ce qui permet de surveiller les coûts associés aux missions ou aux dossiers.
Oui. Comme les autres templates AirProcess, il peut être adapté avec de nouveaux champs, des vues supplémentaires, des règles de validation ou des automatisations selon votre organisation.
Installez un suivi des frais plus rapide, plus lisible et plus fiable
Démarrez avec une base prête à l'emploi pour gérer les notes de frais, puis adaptez les formulaires, les vues et les validations à vos règles internes. Vous gagnez en contrôle, en visibilité et en confort de travail.
Ils ont transformé leurs opérations avec Airprocess
Voici ce qu'en disent nos clients
Ils nous font confiance
Des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs qui ont optimisé leurs opérations avec Airprocess
