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Para instalar el modelo
Seguimiento de gastos
Centraliza las notas de gastos, los justificantes y las validaciones en un solo espacio
El template Seguimiento de gastos simplifica la entrada, el control y el reembolso de los gastos. Vinculas cada nota de gastos a un colaborador, un proyecto o un asunto para seguir los montos, acelerar las validaciones y gestionar mejor los presupuestos.
Reemplaza los archivos dispersos por un circuito de gastos claro y compartible
Cuando las notas de gastos circulan por correo electrónico, hojas de cálculo o escaneos aislados, las validaciones se retrasan y los justificantes se pierden. Este template AirProcess reúne la entrada, el seguimiento de los estados, el historial de gastos y los enlaces profesionales en una estructura única, más fácil de controlar a diario.
4
formularios listos para usar
100%
Personalizable sin desarrollo
Francia
Tecnología y alojamiento
4 formularios relacionados para cubrir todo el ciclo de gastos
Nota de gastos
Formulario central para ingresar el gasto, informar al colaborador, vincular un proyecto o un asunto, agregar los justificantes y seguir la validación.
Contacto
Ficha del colaborador o del contacto correspondiente, con sus datos de contacto y el historial consolidado de los gastos asociados.
Asunto
Expediente profesional que agrupa las notas de gastos relacionadas con un asunto, con el presupuesto, las fechas clave y el estado de gestión.
Proyecto
Referencia del proyecto para vincular los gastos a una misión, seguir el presupuesto y visualizar los gastos relacionados con el avance.
Todo lo necesario para gestionar los gastos desde la entrada hasta el reembolso
Una nota de gastos detallada
Cada gasto tiene una referencia, un título, un tipo de gasto, un estado y los montos útiles para el reembolso. Las secciones de identificación, contexto, justificantes y validación estructuran la entrada.
Enlaces a las buenas referencias
Una nota de gastos puede estar vinculada a un colaborador, a un proyecto o a un asunto. Estas relaciones permiten encontrar rápidamente quién gastó qué, en qué contexto y para qué centro de seguimiento.
Un seguimiento de los colaboradores
La ficha de Contacto centraliza la identidad, los datos de contacto, la función, el servicio y la organización de cada persona, con vistas dedicadas para analizar los gastos por tipo de contacto y detectar los perfiles a reactivar.
Una gestión por proyecto y por asunto
Los formularios de Proyecto y Asunto agrupan los gastos asociados a una misión, un presupuesto o un expediente. Así, dispone de una visión consolidada de los gastos relacionados con la actividad real de la organización.
Vistas operativas listas para usar
La lista, el kanban, el calendario, la galería de justificantes y los tableros de control facilitan el control de los gastos, la detección de los expedientes pendientes y el seguimiento de los reembolsos.
Desde la entrada del gasto hasta el seguimiento presupuestario
El modelo organiza el trabajo en torno a una nota de gastos vinculada a un contacto, y luego, opcionalmente, a un proyecto o a un asunto. Las vistas permiten luego controlar las validaciones, analizar los justificantes y supervisar los presupuestos o los gastos en riesgo.
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1. Creación de la nota de gastos
El usuario registra la referencia, el título, el tipo de gasto, la fecha, el monto reembolsable y el estado. También completa la información del colaborador y agrega los justificantes necesarios.
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2. Vinculación a los objetos correctos
Gracias a los enlaces de tipo many-to-one, cada nota de gastos apunta a un solo Contacto, un solo Proyecto o un solo Asunto, mientras que cada uno de estos objetos puede agrupar varios gastos. El seguimiento se mantiene así coherente por persona, misión o expediente.
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3. Control y validación
La vista kanban 'A validar' destaca las notas pendientes de tratamiento con el título, el nombre del colaborador, el monto reembolsable y la prioridad. Los gestores pueden así decidir más rápido y reducir los plazos.
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4. Reembolso y seguimiento de estados
La vista 'En espera de reembolso' ayuda a seguir lo que queda por pagar, mientras que la lista clásica ofrece una lectura simple por referencia, fecha de gasto y fecha de presentación.
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5. Análisis y gestión
Los dashboards muestran el número de notas, el monto total, los gastos por estado, la evolución mensual y la distribución por tipo de gasto. En cuanto a Contactos, Proyectos y Asuntos, las vistas de síntesis permiten identificar los costos elevados, los expedientes bajo vigilancia y los presupuestos bajo presión.
Pantallas diseñadas para controlar los gastos rápidamente
Todos los formularios ofrecidos en las plantillas de la aplicación son editables y ajustables a su negocio, al igual que los colores y los diseños.
Un modelo útil para los equipos que gestionan gastos recurrentes
TPE/PME
Estructure un circuito de notas de gastos simple sin multiplicar las hojas de cálculo, los recordatorios manuales y los documentos dispersos.
Grandes cuentas
Armoniza la gestión de gastos entre varios equipos, proyectos o entidades con vistas de control y presupuestos consolidados.
Sector público
Sigue los gastos por expediente, proyecto o misión con un marco de validación claro y una mejor trazabilidad.
Asociaciones y ONG
Vincula los gastos a los proyectos y a los financiamientos para mantener una visión fiable de los gastos en el terreno y de los justificantes.
Sirve para ingresar, controlar y validar las notas de gastos en un espacio único, mientras se vinculan a un colaborador, un proyecto o un asunto para facilitar la gestión.
Sí. El template prevé una vista dedicada a los justificantes, lo que ayuda a controlar los documentos asociados a los gastos y a asegurar las validaciones.
Cada nota de gastos puede estar vinculada a un solo contacto, un solo proyecto o un solo asunto. A su vez, estas fichas pueden agrupar varias notas de gastos para mantener una visión consolidada.
Las vistas A validar, En espera de reembolso, Por fecha de gasto y Justificantes ofrecen una lectura operativa de los gastos a tratar, los plazos y los documentos a verificar.
Sí. Los formularios de Proyecto y Asunto incluyen información de presupuesto y estado, lo que permite supervisar los costos asociados a las misiones o expedientes.
Sí. Al igual que los otros templates AirProcess, puede ser adaptado con nuevos campos, vistas adicionales, reglas de validación o automatizaciones según su organización.
Instale un seguimiento de gastos más rápido, más legible y más fiable
Comience con una base lista para usar para gestionar las notas de gastos, luego adapte los formularios, las vistas y las validaciones a sus reglas internas. Gana en control, visibilidad y comodidad de trabajo.
Equipos que transforman operaciones con Airprocess
Aquí está lo que dicen nuestros clientes
Ellos confían en nosotros
Empresas de todos los tamaños y sectores que han optimizado sus operaciones con Airprocess
