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Pour installer le modèle
Suivi des locations
Pilotez vos locations, contrats, réservations et équipements dans un seul espace opérationnel
Centralisez la gestion des contrats de location, des contacts, des factures, des équipements, des réparations et des réservations pour gagner en visibilité, réduire les oublis et sécuriser chaque étape du cycle de location.
Remplacez les suivis éparpillés par un processus de location clair
Quand les locations sont suivies dans des fichiers séparés, les équipes perdent du temps à recouper les contrats, les disponibilités, les interventions et la facturation. Ce template rassemble les données clés dans une structure reliée, pour suivre chaque dossier de location de façon fiable, du premier engagement jusqu’au règlement et au retour du matériel.
6
formulaires prêts à l'emploi
100%
Personnalisable sans développement
France
Technologie et hébergement
6 formulaires reliés pour couvrir tout le cycle de location
Contrat de location
Fiche centrale du dossier de location avec le client, l’équipement loué, les périodes, la tarification, le suivi et les documents associés.
Contact
Référentiel des clients et réservataires avec leurs coordonnées, leur statut commercial et leurs liens vers les contrats, réservations et factures.
Facture
Gestion des factures liées à un contrat et à un contact facturé, avec suivi des dates, des montants, du statut et du règlement.
Équipement
Inventaire du parc louable avec état, disponibilité, exploitation, contrôles, documentation et relations vers les réservations et réparations.
Réparation
Suivi des interventions techniques sur un équipement concerné, avec priorité, dates, coûts et avancement.
Réservation
Organisation des réservations reliées au contrat, à l’équipement réservé et au contact réservataire, avec une lecture claire du planning.
Un socle complet pour gérer l’activité de location au quotidien
Contrats de location centralisés
Enregistrez chaque contrat avec son statut, ses dates, sa tarification, le commercial responsable, le responsable opérationnel, le client et l’équipement loué. La vue à valider aide à prioriser les dossiers en attente, tandis que les échéances proches sécurisent les retours et restitutions.
Référentiel de contacts exploitable
Suivez les contacts clients et réservataires avec leurs coordonnées, leur statut et leur historique de locations. Les relations avec les contrats, les réservations et les factures donnent une vision précise de l’activité par interlocuteur et par société.
Facturation reliée aux contrats
Associez les factures à un contrat de location et à un contact facturé pour garder une trace nette des montants émis, encaissés et en attente. Les vues à encaisser et par statut facilitent le pilotage du recouvrement.
Parc d’équipements suivi en continu
Gérez vos équipements avec leur statut, leur état, leur disponibilité, leurs contrôles à venir et leur taux d’utilisation. La vue des équipements disponibles permet d’identifier rapidement ce qui peut être loué, tandis que la documentation aide à standardiser l’exploitation.
Réparations et maintenance connectées
Déclarez une réparation directement sur l’équipement concerné, suivez son statut, sa priorité, son coût et son planning d’intervention. Vous gardez ainsi un parc opérationnel et limitez les indisponibilités imprévues.
Réservations planifiées et traçables
Organisez les réservations par contact, par équipement et par contrat de location. Les vues en calendrier, en chronologie et en kanban facilitent la coordination entre les équipes commerciales et opérationnelles.
Du besoin client à la restitution du matériel, sans perdre le fil
Le modèle suit une logique simple : on identifie le client, on rattache le contrat à l’équipement concerné, puis on alimente les réservations, la facturation et la maintenance à partir des mêmes liens. Cette structure évite les doubles saisies et permet de piloter chaque location avec des données cohérentes.
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01
1. Identifier le contact et le besoin
Le point d’entrée est le contact, qu’il s’agisse d’un client, d’un réservataire ou d’un interlocuteur de suivi. Ses coordonnées, son statut et sa société servent de base pour rattacher ensuite les contrats, les réservations et les factures.
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02
2. Créer le contrat de location
Le contrat relie un contact client à un équipement loué. Il regroupe aussi les informations de période, de conditions, de tarification et de suivi. Les vues Actifs et À valider permettent de distinguer les dossiers engagés de ceux qui attendent encore une validation.
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03
3. Planifier les réservations
Chaque réservation est reliée à un contrat, à un équipement réservé et à un contact réservataire. Cette étape donne une vision concrète du planning, des confirmations à venir et de l’occupation du parc.
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4. Piloter l’équipement pendant la location
La fiche équipement centralise le statut, l’état général, le taux d’utilisation, les contrôles à venir et la documentation. Les vues Disponibles, Par statut et Contrôles à venir aident à sécuriser la promesse client et la continuité d’exploitation.
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5. Gérer les réparations et la remise en service
Lorsqu’un équipement nécessite une intervention, une réparation est créée avec son niveau de priorité, son avancement et ses coûts. Le lien direct avec l’équipement concerné facilite le suivi technique jusqu’à la remise en état.
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6. Émettre les factures et suivre le règlement
Les factures sont rattachées au contrat de location et au contact facturé. Les vues À encaisser, Échéance proche et Par statut donnent une lecture immédiate du reste à recouvrer et des actions à relancer.
Des vues pensées pour suivre le parc, les contrats et les urgences
Tous les formulaires proposés dans les modèles d'application sont modifiables et ajustables à votre métier, de même que les couleurs et les mises en page.
Un modèle utile pour les équipes qui gèrent des actifs loués et des plannings serrés
TPE/PME
Structurez rapidement un suivi de location simple et robuste, sans multiplier les fichiers, les relances manuelles et les tableaux dispersés.
Grands comptes
Standardisez la gestion d’un parc important, avec des responsabilités claires entre commerce, exploitation, maintenance et facturation.
Secteur public
Sécurisez le suivi d’équipements partagés, de contrats formalisés et de réservations sur plusieurs services ou sites.
Associations & ONG
Coordonnez les locations de matériel, les réservations et les interventions avec une traçabilité simple et lisible pour les équipes terrain.
Oui. Le contrat de location est relié au contact client et à l’équipement loué, ce qui permet de suivre le dossier commercial et l’usage du parc dans une même structure.
Oui. Chaque réservation peut être liée à un contrat de location, à un équipement réservé et à un contact réservataire, ce qui sécurise le planning et la traçabilité.
Le formulaire Équipement est relié aux réparations. Vous pouvez suivre les interventions, les priorités, les coûts et les échéances de contrôle pour garder un parc exploitable.
Oui. Les factures sont reliées au contrat et au contact facturé, ce qui facilite le suivi des montants, des échéances, des paiements et des restes à encaisser.
Oui. Les vues disponibles mettent en avant les contrats à valider, les factures à encaisser, les équipements à contrôler, les réparations en cours et les réservations à confirmer.
Oui. Vous pouvez adapter les champs, les statuts, les vues et les usages internes pour coller à votre organisation de location, à vos règles de gestion et à votre parc d’équipements.
Installez ce modèle de suivi des locations et adaptez-le à vos opérations
Commencez avec une base prête à l’emploi pour gérer contrats, équipements, réservations, réparations et factures. Puis personnalisez les champs, les vues et les processus pour refléter exactement votre manière de travailler.
Ils ont transformé leurs opérations avec Airprocess
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