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Para instalar el modelo
Seguimiento de expedientes
Gestione sus expedientes de principio a fin con un seguimiento claro, compartido y accionable
Centralice todos sus expedientes en una aplicación estructurada para seguir los contactos, los servicios involucrados, las tareas, los documentos y los eventos asociados. Ganará en visibilidad, rigor y rapidez de ejecución en cada asunto seguido.
Reemplace los seguimientos dispersos por un expediente único y fiable
Cuando la información está repartida entre correos electrónicos, archivos compartidos y hojas de cálculo de Excel, se vuelve difícil saber quién hace qué, qué documentos están actualizados y qué plazos se acercan. Este template reúne en un mismo espacio la ficha del expediente, las partes interesadas, las tareas, los documentos y los eventos para fiabilizar la gestión operativa.
6
formularios listos para usar
100%
Personalizable sin desarrollo
Francia
Tecnología y alojamiento
6 formularios relacionados para gestionar el ciclo completo de un expediente
Expediente
Formulario central para describir, priorizar y gestionar cada expediente de principio a fin.
Contacto
Ficha de los interlocutores para seguir a las personas relacionadas con los expedientes y su organización.
Servicio
Directorio de los servicios involucrados, con su responsable y el volumen de expedientes gestionados.
Tarea
Acciones a ejecutar en torno a un expediente, con plazos, prioridades y responsables.
Documento
Gestión de los documentos y versiones asociadas a cada expediente para asegurar el seguimiento documental.
Evento
Seguimiento de reuniones, citas y momentos clave asociados a un expediente.
Todo lo necesario para estructurar el seguimiento de un expediente
Ficha de expediente completa
Registre la referencia, el título, el tipo, la categoría, el estado, la prioridad, el resumen, la descripción detallada, la fuente y el nivel de confidencialidad para enmarcar cada expediente desde su apertura.
Partes interesadas relacionadas
Asocie cada expediente a un servicio involucrado y a un contacto principal para mantener una visión clara de los interlocutores, las responsabilidades y el alcance del tratamiento.
Tareas operativas relacionadas
Cree y siga las tareas relacionadas con el expediente con su estado, prioridad, asignación y fechas clave para avanzar en las acciones sin interrupciones.
Documentos asociados
Centralice los documentos, versiones y estados de los documentos relacionados con el expediente para tener una base documental coherente y fácilmente consultable.
Eventos y citas
Planifique los intercambios, reuniones y eventos relacionados con el expediente para conservar el historial de interacciones y preparar los próximos pasos.
Vistas de gestión listas para usar
Siga los expedientes en curso, los plazos, las tareas pendientes, los documentos validados o los eventos próximos gracias a vistas adaptadas a la rutina diaria de los equipos.
Del expediente abierto al cierre controlado
El template se basa en una lógica simple: un expediente central sirve como punto de anclaje, luego las tareas, documentos y eventos se añaden a su alrededor. Los enlaces entre formularios permiten trabajar en el orden correcto, mantener los datos coherentes y seguir el progreso sin pérdida de información.
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01
1. Creación del expediente
Se abre un expediente con su referencia, tipo, categoría, estado, nivel de prioridad y contexto. Esta ficha se convierte en la base común para todas las acciones futuras.
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02
2. Asociación del servicio y del contacto
El expediente está vinculado a un servicio involucrado y a un contacto principal. Este vínculo permite saber de inmediato qué equipo sigue el asunto y quién debe ser informado.
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03
3. Desglose en tareas
Las tareas relacionadas con el expediente se crean con un estado, una prioridad, una fecha de vencimiento y un responsable. Cada acción permanece visible desde el expediente y puede ser seguida en las vistas de planificación o de tareas pendientes.
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04
4. Adición de documentos y actas
Los documentos asociados al expediente se depositan con su tipo, versión, autor y estado. Los eventos también pueden generar un acta para mantener un historial utilizable.
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05
5. Seguimiento de plazos y cierre
Las vistas por estado, plazos, documentos validados o eventos próximos ayudan a los equipos a priorizar, hacer seguimientos y cerrar los expedientes con visibilidad.
Una interfaz diseñada para seguir cada expediente sin perder el hilo
Todos los formularios ofrecidos en las plantillas de la aplicación son editables y ajustables a su negocio, al igual que los colores y los diseños.
Un modelo adaptado a las organizaciones que gestionan expedientes a seguir a largo plazo
TPE/PME
Estructure un seguimiento simple y efectivo para evitar olvidos, distribuir mejor las acciones y centralizar los documentos.
Grandes cuentas
Uniformice la gestión de expedientes multi-interlocutores con vistas compartidas, responsabilidades claras y plazos visibles.
Sector público
Organice los expedientes administrativos, los intercambios, los documentos justificativos y las fechas de tratamiento en un marco legible.
Asociaciones y ONG
Mantenga un seguimiento riguroso de los expedientes de socios, beneficiarios, proyectos o solicitudes con un historial completo.
Sí. El formulario Expediente incluye un tipo de expediente, una categoría, un estado y una prioridad, lo que permite adaptar el modelo a diferentes contextos empresariales sin cambiar la lógica básica.
Cada tarea está vinculada a un expediente a través del campo Expediente relacionado. El expediente centraliza luego la lista de tareas, lo que facilita el seguimiento operativo y la lectura global.
Sí. El formulario Documento prevé una referencia, un tipo de documento, una versión, un estado, un autor y un archivo, lo que ayuda a mantener una base documental clara y utilizable.
Las vistas Expedientes en curso, Por estado y Plazos son particularmente útiles para seguir el progreso, priorizar acciones y anticipar retrasos. Las vistas Pendientes, Planificación y Biblioteca ofrecen el mismo nivel de claridad sobre las tareas, los eventos y los documentos.
Sí. Los enlaces al servicio involucrado y al contacto principal, combinados con las tareas, documentos y eventos, ofrecen una visión compartida adecuada para los equipos que colaboran en un mismo expediente.
Sí. Los tableros dedicados muestran, entre otros, el total de expedientes, los expedientes cerrados, los expedientes críticos, la distribución por estado y las aperturas a lo largo del tiempo, lo que ayuda a gestionar la actividad.
Instale este modelo de seguimiento de expedientes y adáptelo a sus reglas empresariales
Comience con una estructura lista para usar para centralizar sus expedientes, contactos, tareas, documentos y eventos. Luego personalice los campos, las vistas y las rutinas de seguimiento para ajustarse exactamente a su organización.
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